Penyebab Terlambatnya Update Data Aset

800 534 s. amaliya halim

Sources: ANTARA FOTO

Sebagai divisi asset management, dalam mengontrol dan mengelola seluruh aset, memiliki data yang update mengenai asetnya adalah hal yang terpenting. Bagaimana perencanaan, pengadaan, dan pengelolaannya dapat dijalankan dengan baik sebagai tanggung jawab divisi. Seperti Hardian sebagai divisi asset management di industri pesawat terbang, ia bertanggung jawab untuk seluruh aset operasional yang lokasinya bisa di kantor, di hanggar-hanggar, dan area lapangan lainnya.

Pengelolaan dimulai sejak pendataan pertama saat melakukan pengadaan dari vendor. Barang harus dapat dipastikan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan, kemudian setelah lolos cek, barang diberi label sebagai bahan pendataan, setelah itu baru diberikan kepada user. Adapun diakui oleh Hardian, hal yang menjadi tantangan adalah ketika harus melalukan update data seluruh aset. Divisi harus melakukan cek fisik setiap kali ingin memperbarui data. Melakukan pendataan ulang, berdasarkan keadaan di lapangan. Namun, tidak jarang aset yang di data sudah tidak ada. Sehingga dibutuhkan usaha lebih untuk mengetahui kemana aset tersebut. Kasusnya adalah, sering kali aset berpindah lokasi mengikuti kemana teknisi pindah tugas. Sementara hal tersebut tidak terekam, sehingga divisi manajemen aset akan kesulitan ketika melakukan pembaruan data. “Bahkan terkadang, user yang dicari sudah tidak bekerja atau pensiun, sehingga sulit untuk dikonfirmasi,” jelas Hardian.

Tidak jauh berbeda dengan tantangan di management asset industri lain. Perpindahan aset tanpa rekam jejak yang valid akan menyulitkan proses update data atau audit nantinya. Dampaknya adalah waktu pelaporan yang terlambat karena untuk mendata aset yang tidak terekam tadi, divisi manajemen aset harus melakukan cek fisik secara manual, keliling antar lokasi untuk menemukan aset tadi. Bayangkan saja jika ada ribuan aset yang memiliki masalah seperti ini. Diakui oleh Hardian mungkin tidak ada dampak pada level staff selain waktu kerja yang dibutuhkan akan semakin banyak. Namun berbeda pada sisi manajerial yang membutuhkan data tersebut sebagai bahan pengambilan keputusan.

Berdiskusi mengenai penggunaan sistem asset management untuk user di lapangan memberikan update langsung ke sistem, Hardian mengakui itu dapat sangat membantu. Dengan digitalisasi data aset dan pemberian sistem di lapangan akan mempermudah divisi dalam merekam jejak setiap asetnya. Lokasinya, PIC nya, dan lainnya. Sehingga cek fisik nanti dapat dilakukan hanya sebagai konfirmasi data di sistem, karena semua sudah terekam detail dan valid dengan geo tagging juga verifikasi  foto. Hal tersebut dapat mengurangi risiko keliling lokasi dan mencari PIC aset yang tidak jelas.